第一章  总  则

第一条  为规范电子公文管理，提高公文运转效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《教育部关于印发<教育信息化2.0行动计划>的通知》（教技〔2018〕6号）精神，结合学校实际，制定本规定。

第二条  本规定所称电子公文，是指通过学校办公自动化系统，依赖计算机系统、移动办公平台阅读、处理并可在通信网络上传输的具有规范格式的公文电子数据。

第三条  电子公文的种类、格式、行文规则参照现行的有关文件执行。经学校电子公文系统传输、发布的电子公文，与纸质公文具有同等效力。

第四条  涉密及不宜公开的公文不适用本规定。

第二章  电子公文系统管理

第五条  本规定所称电子公文系统即办公自动化系统和移动办公平台中的公文处理系统。

第六条  校办公室是电子公文系统推广应用和电子公文处理的主管部门，负责督促指导校内各单位的电子公文处理工作。

第七条  校园信息化建设与管理办公室负责电子公文系统的技术支持、系统维护和安全保障工作。

第八条  学校各单位是电子公文系统的用户单位，应明确本单位电子公文系统分管领导，指定专人负责本单位的电子公文处理工作。

第九条  学校全体在职教职员工为电子公文系统的用户，均在电子公文系统中享有唯一实名制账户，用户拥有的公文处理权限由校办公室根据该用户的岗位职责分配，并根据岗位和分工作相应调整，上述人员离职时，应办理销户手续。用户具体职责如下：

模块管理员：电子公文系统各模块的管理员，负责收文、发文等模块的运行管理。

部门管理员：学校各单位的公文管理员（一般为综合办公室主任），负责本单位电子公文处理工作，并接受模块管理员的业务指导与管理。

普通用户：除上述用户之外的其他电子公文系统使用者。

第三章  电子公文办理

第十条  电子公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第十一条  部门管理员应及时登录办公自动化系统查阅并处理文件。其余用户应根据各自的职责和权限，通过办公自动化系统或移动办公平台及时处理文件。

第十二条  收文办理由模块管理员负责提交及流转，模块管理员将文件依次流转至校办公室、校领导和部门主要负责人。校办公室拟办意见时，需根据文件内容呈请分管校领导阅示，重要文件同时呈请主要校领导阅示；校领导签批文件时，根据文件内容签批具体意见，并明确阅处部门；承办单位主要负责人阅签文件时，根据文件内容和批示意见，签批明确的落实意见。

第十三条  收文办理根据文件紧急程度实施限时阅签机制。原则上，特急公文阅签不超过2小时，加急公文阅签不超过4小时，普通公文工作日内阅签不超过48小时。

第十四条  发文办理由模块管理员负责初审及流转。部门管理员完成文件起草、部门审核、部门会签后，需将文件提交至模块管理员。模块管理员初审后，按照校办公室核稿、拟稿部门校对、相关校领导会签、校领导签发、文件排版、文件签章等流程依次进行流转。

第十五条  除因涉密、不宜公开或附件不便进行电子化处理的公文外，均应通过办公自动化系统处理。

第十六条  各类用户一般不得更改办公自动化系统的电子公文及其处理记录，因特殊情况确需更改的，应经校办公室审核办理。

第十七条  电子公文形成单位应指定专人负责本单位电子公文归档工作，在电子公文归档时按照国家有关要求对其真实性、完整性、可用性和安全性进行检查。档案与校史馆按照档案管理的有关规定负责对归档的电子公文进行管理和查询利用。

第十八条  符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档。需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第十九条  超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案与校史馆列出销毁文件目录存档备查。

第四章  系统安全管理与保障

第二十条  校园信息化建设与管理办公室应采取实时监控、定期检查、定期备份等措施，加强系统安全管理，保障系统正常运行。

第二十一条  各类用户应妥善保管账户、密码等，严禁提供给无关人员。用户发现系统出现故障，应及时通知主管部门查明原因，排除故障。

第二十二条  用户应严格遵守国家、学校的有关保密制度，对电子公文的保密性、正确性、完整性负责，不得将非法信息、涉密信息、带病毒的电子文档录入系统。

第五章  附  则

第二十三条  对违反本规定并造成不良影响或严重后果的，将按照有关规定追究其责任，触犯法律的，移交司法机关处理。

第二十四条  本规定自印发之日起施行，原《湖南大学电子公文管理规定》（湖大行字〔2010〕4号）同时废止。

第二十五条  本规定由校办公室负责解释。

湖南大学办公室

2019年11月28日