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湖南大学印章管理办法

第一章  总  则

第一条  为进一步规范学校各级各类印章的管理,根据国家相关法律法规,结合学校实际情况,特制定本办法。

第二条  本办法所指的学校印章指:校级印章,包括学校党委印章及电子章、学校行政印章及电子章、学校钢印(湖南大学、湖南大学证件专用章)、法定代表人签名章、冠以校名的业务专用章;校内各单位党组织印章、行政印章;其它经学校许可刻制使用的印章。

第三条  校办公室是学校印章的归口管理部门,负责学校各级各类印章的刻制、启用和废止,负责学校印章的使用管理,并监督校内各级各类印章的使用管理。

第二章  印章的刻制、启用与废止

第四条  学校新设机构印章的刻制,由申请单位提交印章刻制申请,经单位负责人同意、校办公室审核,报校领导审批后办理。

因机构名称变更或印章年久破损需重新刻制印章的,由单位提出申请,经单位负责人同意,其中机构名称变更的需附学校批准公文,经校办公室审核,报校领导审批后办理。

第五条  国家部委或省市批准在我校设立的实验室、中心、研究所等机构,需要刻制印章的,应提交刻章申请,并附有关部委或省市批文,经学校办公室审核,报校领导审批后办理。

第六条  学校所有财务专用章和发票专用章由计划财务处统筹管理,刻制财务专用章和发票专用章由计划财务处提起申请,经校办公室审核,报校领导审批后办理。

第七条  校内各种科研性、学术性、群众性等非实体性机构原则上不刻制印章,已刻制印章的应及时送交校办公室归档封存,如需使用印章,由其管理(挂靠)单位代章。

第八条  学校印章由校办公室根据上级相关规定确定形式、规格、材质,在公安机关指定的机构刻制。

第九条  印章的启用和废止须经校办公室验印登记后方能生效。废止停用的印章,须及时送交校办公室,由校办公室按程序归档封存。机构撤销或变更时,原印章自行文之日起废止停用。

第三章  印章的使用范围

第十条  学校印章的使用范围

(一)学校党委印章和行政公章是学校的权利、凭信和职责的象征。学校钢印(湖南大学、湖南大学证件专用章)一般在验发证件、证书时使用,不作为文件、介绍信及其他票据凭证的有效标志。

(二)法定代表人签名章代表印章字样指示的当任校长,在校长以学校职务身份签署的文件上使用。

(三)各单位不具有独立法人资格的,其印章对外没有法律效力,只能在本单位职责范围内使用。

(四)冠以校名的业务专用章主要用于授权范围内某一专项职责和处理专门业务工作。

(五)除学校合同专用章和合同业务章外,校内各单位印章不得用于签订合同、协议及其他契约类文书。除财务专用章和发票专用章外,各类印章不得用于发票和收款收据。

第四章  印章的使用和管理

第十一条  印章的使用程序

(一)涉及一般事项时用印单位填写学校用印审批申请单或在学校办公系统(OA)进行申请,经校办公室审核,报业务分管校领导批准后可用印。

(二)关系学校发展建设重大事项和报送的重要材料,经校办公室审核,报业务分管校领导和主要校领导批准后用印。

(三)对于使用学校印章次数频繁的常规性业务,经校办公室审核,报业务分管校领导书面授权后,可由被授权的职能部门负责人签批用印。

(四)各单位要严格规范本单位印章的使用流程,原则上单位印章要经本单位主要负责人审批签字方可用印。

第十二条  校内单位需要使用电子印章时,按照请示报告流程,经校办公室审核,报分管校领导批准后办理。申请单位应保证电子印章版面的不可篡改性,印章与文档的不可分割性。

第十三条  印章的管理要求

(一)全校各二级单位主要负责人是本单位印章管理和使用的第一责任人。各二级单位应规范审批程序,建立用印台账。

(二)全校各二级单位应指定专人负责印章的具体管理,建立本单位的印章模册,并报校办公室备案。

(三)全校各二级单位印章的存放和使用地点均应在本单位办公室内,有审批权限的人员不得保管印章。印章必须妥善保养,确保印迹清晰。

(四)印章管理人员必须严格执行审批手续和用印登记制度,严禁未经批准擅自用印,严禁在空白介绍信、单据或纸张上加盖印章。用印件涉及保密内容的,要严格遵守相关保密管理规定。

(五)印章一般应盖在公文、公函落款的机关名称和发文时间中间偏上位置,“骑年盖月”,上不压正文,印文要端正、清晰。

第十四条  学校印章需套印的,按照请示报告流程,经校办公室审核,报分管校领导批准后办理。在工作完成后指定专人负责及时销毁印模。

第十五条  严禁任何单位和个人私自刻制学校印章。未经审批授权,校内外任何机构和个人均不得刻制带有“湖南大学”相关字样的印章。

第十六条  学校对违反本办法的责任人,按照国家相关法律法规和学校相关规章制度,给予相应处分。给学校造成损失或存在违法犯罪行为时,学校依法追究责任人的法律责任。

第十七条  各二级单位应根据实际情况,制定本单位印章使用和管理细则,并送校办公室备案。校办公室对各二级单位印章使用和管理细则实施情况和用印台账不定期抽查。

第五章  附  则

第十八条  本办法由校办公室负责解释。

第十九条  本办法自印发之日起施行。原《湖南大学印章管理办法》(湖大行字[2010]28号)自行废止。



湖南大学办公室

2020年12月24日

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