第一章  总则

第一条 为深入推进依法治校、规范学校合同管理，防范法律风险，保障学校合法权益，促进学校各项事业健康发展，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国高等教育法》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称合同,是指以学校作为一方当事人，与其他自然人、法人或者非法人组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。

第三条 本办法所称合同管理，是指学校依据国家法律法规和内部控制制度要求，对合同的管辖、订立、审批、签订、履行、备案归档及监督检查等进行的规范管理。

第四条 学校合同管理实行“统一管理、分类审批、归口审核、分级负责”的工作机制。

第五条 学校不得签订担保合同，经学校批准、为自身债务设定担保的合同除外。

第二章  合同管理部门及职责

第六条 学校合同事务由综合管理部门、归口管理部门和合同承办单位依各自权责进行管理。

第七条 校办公室是学校合同的综合管理部门，统一管理学校合同事务，其相关主要职责是：

（一）负责学校合同管理工作；

（二）组织实施学校合同管理制度；

（三）负责合同专用章的使用审批和管理；

（四）对合同文本进行审查；

（五）制定统一的编号规则；

（六）负责办理、保管法定代表人有关合同签订的授权委托书；

（七）建立合同台账，负责合同归档保存。

第八条 归口管理部门是指对职责范围内所涉合同事务进行管理的责任单位,主要职责是：

（一）负责归口范围内的合同管理工作，按照学校合同编号规则对合同进行编号；

（二）制定本部门归口管理的合同示范文本；

（三）根据实际情况参与本部门职责范围内合同的谈判、起草等工作；

（四）负责处理本部门职责范围内的非涉诉、非涉仲裁合同争议；

（五）负责学校交办的其他与合同管理相关的工作。

第九条 合同内容涉及两个以上部门的工作内容或部门职责的，根据合同性质或主要条款确定归口管理部门。对合同分类、归口无法确定的，由学校予以明确。该类合同按照第二十三条规定予以审批。

第十条 合同承办单位是指有签署合同需求并实际承担合同履行的二级单位，主要职责是：

（一）承担合同的谈判、起草、报批、签署、履行、争议处理等具体工作；

（二）对拟签订合同的缔约目的、项目可行性及合法合规性进行调研论证；

（三）查明合同相对方的主体资格、资质、信用状况、授权委托情况、履约能力等；

（四）及时向归口管理部门报送本单位承办合同的履行情况及可能引发诉讼或仲裁的合同争议情况；

（五）收集、保管合同签订及履行过程中形成的有关资料。

第十一条 招标与采购中心负责学校招标与采购合同管理相关工作，其相关主要职责是：

（一）对涉及招标与采购的合同进行招标，发放中标通知书,并督促承办单位在规定期限内签订合同；

（二）对通过招标与采购程序的合同与招标文件的一致性进行审核。

第十二条 法律事务办公室负责合同管理中的法律事务相关工作，对合同纠纷处理进行法律指导，组织应对涉及合同纠纷的诉讼、仲裁等，对重要的合同、非制式的合同进行审核会签。

第十三条 财务部门、审计部门以及纪检监察部门在各自职权范围内对合同签订、履行等相关情况进行监督。

第三章  合同的订立和审批

第十四条 凡标的金额在3万元以上的合同，须采取书面的方式签订并作为财务报账的依据；金额在3万元以下的，是否签订书面合同由各单位视情况自主决定。

第十五条 综合管理部门、归口管理部门、合同承办单位均须严格审查合同的可行性、真实性、合法性、合理性。

第十六条 除即时结清的交易以及学校另有规定的情形外，订立合同时应当采用书面形式。

通过信件、传真、电子邮件等形式就双方权利义务内容达成一致性的，事后应当另行签订书面合同，以确认合同成立。

第十七条 订立合同应当确保其合法合规、形式完整、内容清晰、责权明确，具体要求为：

（一）合同主要条款完备，一般包括：当事人的姓名（名称）、住所及联系方式、标的、数量、质量、价款、报酬、签订时间、履行期限、履行地点、履行方式以及违约责任、法律适用和争议解决办法；

（二）合同文本内容清晰，不存在语言文字上的错误或者歧义，不存在明显矛盾或者其他逻辑错误；

（三）合同权利义务明确可行，不违反相关法律的规定，不存在可能对学校利益产生不利影响的情形。

第十八条 合同格式原则上采用学校确定或制定的在校办公室备案的示范文本。国家或行业有合同标准文本的，应当对涉及权利义务关系的条款认真审查，并根据实际情况进行修改。

第十九条 根据国家以及学校相关规定，合同所涉事项需要履行特别审批手续的，合同承办单位应当依照下列规定履行相应手续：

（一）根据国家有关规定应当由国家相关部门审查或者登记备案的，应履行相应程序；

（二）涉及学校“三重一大”事项的，按学校“三重一大”决策制度文件规定办理；

（三）根据学校关于招标与采购工作的相关规定合同所涉事项需要履行招标与采购程序的，应当履行相应的招标与采购手续；

（四）根据学校相关规定合同所涉事项应当办理校内事项审批手续的，须履行相应的审批程序；

（五）根据国家及学校有关规定合同应当履行其他手续的，依照相关规定执行。

第二十条 合同承办单位应当在完成本单位合同审核程序后，填写《湖南大学合同审批登记表》，将合同文本及相关资料作为附件，一并提交归口管理部门审核，归口管理部门应对合同文本及相关资料进行审查。

第二十一条 合同内容涉及其他职能部门职责范围事项的，由归口管理部门组织会签。

标的100万元以上的支出合同应当由法律事务办公室和计划财务处提供会签意见。

第二十二条 承办单位提交合同时，应当对是否存在关联关系及关联事项作出声明。涉及关联交易的，应该遵守回避原则，由归口管理部门组建独立的评审组，或以其他合理形式对关联交易的风险进行评价。通过公平性评价的合同，归口管理部门方可审批。

归口管理部门在审批时发现存在未主动申报关联事项、关联交易显失公平或损害学校利益的情况，应责成相关人员接受质询、说明情况，并可视情节不予审批。

第二十三条 超出单一部门职责、涉及多个部门的合同，以及战略合作、校地合作、校企合作、校校合作、国际合作、合作办学等重要事项合同，由归口单位学校分管领导审签后，报校长审批。

第二十四条 合同审批应及时处理完成，原则上应当自收到合同文本及相关材料之日起5个工作日内完成审批工作；涉及单位较多、较为复杂或特殊的，可以适当延长审批时限。

第四章  合同的签订

第二十五条 学校统一刻制一枚“湖南大学合同专用章”，由校办公室负责保管和使用。除特殊情况下盖学校法定名称印章外，均应盖学校合同专用章。

第二十六条 归口管理部门对各类合同的审批签署人及其签订程序作出分类规定，经学校分管领导审核后，报校长审批。

第二十七条 未经授权，各单位不得以学校名义或单位名义对外签订合同。

第二十八条 承办单位不得在合同主要权利义务已经开始履行或已经履行完毕后签订合同。

第二十九条 签署合同时应当遵守学校关于印章管理的相关规定。原则上应在合同正本上加盖骑缝章。任何人不得在尚未填写完整的合同示范文本或者空白纸张上加盖学校的合同印章。

第五章  合同的履行

第三十条 合同生效后，承办单位应依法依约全面履行合同，并敦促合同相对方全面、及时履行合同。

合同承办单位应当指派专人负责跟踪合同履行的进度和结果，及时向归口管理部门汇报。

第三十一条 财务部门应当按照财务管理要求，根据合同履行情况办理价款结算和账务处理手续。在合同履行中存在以下情形的，不予办理资金结算手续：

（一）发票、合同审批手续以及其他凭证资料不全的；

（二）合同相对方未按合同约定履约的；

（三）未提交合同文本复印件作为财务部门账务处理依据

的；

（四）未提交财务部门要求提供的其他材料导致无法完成结算手续的。

第三十二条 合同履行过程中须补充、变更合同内容的，应按原合同审批流程签订补充协议。

第三十三条 合同相对方不履行合同或者丧失履行能力的，合同承办单位应当及时采取解除合同或者要对方提供担保等措施，并及时向归口管理部门汇报。

第三十四条 合同履行过程中发生争议的，合同承办单位应当积极处理并及时向归口管理部门汇报。归口管理部门应协助承办单位处理合同争议。无法协商解决的，合同承办单位应当按照学校相关规定提起诉讼或者仲裁。

第六章  合同的存档

第三十五条 合同承办单位应当自合同签订之日起建立合同档案，妥善保管合同相关文件资料。

合同档案应当包括但不限于：合同原件，合同协商与谈判过程中应予归档的资料，与招投标、审批以及合同履行、变更、纠纷处理等相关的材料。

第三十六条 校办公室对合同原件（特殊情况只有一份合同原件的承办单位留存复印件）、合同审批登记表以及与合同审批的相关文件进行存档，适时向档案与校史馆移交合同档案。

第三十七条 严格合同流转、借阅和归还的审批程序，合同综合管理部门应定期检查合同保管情况。

第三十八条 合同是学校对外活动的重要法律依据和凭证，有关人员应当按照法律规定和合同约定严守纪律、履行保密义务。

第七章  责任承担

第三十九条 单位和个人在对外签订、履行合同时如违反本办法规定、损害学校权益，学校将依照法律法规和学校有关规定进行责任追究。

第四十条 有下列行为的，学校将视其情节轻重，依据相关法规追究相关当事人的责任。给学校造成损失的，追究当事人的民事责任；触犯刑律的，移交司法机关处理。

（一）未经授权，或超越、滥用权限擅自对外签订合同的；

（二）与合同对方当事人串通，损害学校权益的；

（三）在合同签订和履行中有失职、渎职或以权谋私行为的；

（四）违反保密规定，泄漏国家机密、工作秘密或商业秘密的；

（五）未及时处理合同纠纷，或者擅自放弃权利，致使学校利益受到损失的；

（六）违反国家法律法规和学校有关规定，造成学校利益损失的其他情形。

第八章  附则

第四十一条 对军工、涉密等合同适用特殊管理规定的，相关部门应依据该特殊规定建立相关合同管理制度。

第四十二条 学校直附属独立法人实体对外签署合同事宜参照本规定执行。

第四十三条 本办法由校办公室负责解释。

第四十四条 本办法自发布之日起执行。原《湖南大学合同管理办法》（湖大行字〔2019〕43号）同时废止。

湖南大学办公室

2021年7月25日印发