第一章  总则

第一条 为加强和规范学校会议的组织管理，切实改进会风，提高会议效率和质量，根据上级有关文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于学校在国内举办的各级各类会议，以及以会议为主要形式的各种活动。

第三条 学校会议按照分类管理、分级审批、高效规范、厉行节约的原则进行管理。建立健全会议计划编报和审批制度，严格控制会议数量、会期、规模，提倡主题相近、内容相关、出席人员范围相似的会议合并召开。注重会议质量，提高效率，严肃会纪会风。

第二章  会议分类

第四条 学校会议主要分为四类：

（一）全校性会议。以学校名义组织召开或者上级部门部署召开的，全体校领导出席或若干名校领导出席，各学院、机关部门及直附属单位主要负责人参加的会议，如教职工代表大会、开学毕业典礼、学习教育动员大会、暑期工作研讨会等。

（二）常规性会议。学校召开的日常议事决策会议以及各类议事协调机构会议、专题会议，如党委全委会会议、党委常委会

会议、校长办公会议、党政例会、校领导专题会等。

（三）业务类会议。学校有关部门（单位）组织召开，校内相关部门（单位）或本业务系统、本领域范围内的有关人员参加的会议，如职能部门、学院或其他教学、科研单位主办或承办的各类工作部署会、研讨会、培训会、学术会议等。

（四）其他会议。由学校各二级单位组织召开的内部会议，以及除上述会议以外的其他会议。

第三章  会议审批

第五条 学校会议由校办公室进行总体统筹，实行分类管理、分级审批制度。

全校性会议实行会议计划审批制度。相关单位在每年年底提出下一年度会议计划（包括会议名称、时间、地点、主要内容、参会人员、经费预算等），经学校研究后统一安排，列入年度会议计划。年底无法确定的会议计划，应在每年6月以前补报或至少提前一个月报学校研究。原则上不临时召开计划外会议。对上级主管部门交办等确需临时增加的会议，按规定程序报批。

常规性会议由学校领导根据工作需要提出，按照相关会议议事规则执行报批。

业务类会议由部门（单位）根据工作计划和实际情况，报相关领导审批。其中，部门（单位）承办的区域性、全国性的工作会议须提前1个月向校办公室报批，需要由学校预算经费安排的，由部门（单位）主要负责人审核后，报分管校领导审批方可召开。在华举办国际会议应按上级和学校有关规定，先报学校国际合作与交流处审核、备案，再报分管外事工作的校领导审批。部门（单位）主办或承办的学术性会议，应按照学校财务有关规定，根据会议经费来源报归口管理职能部门审批。

其他会议，根据会议内容，必要时向分管校领导或主要校领导报批。

第六条 会议内容属于哲学社会科学类的会议严格按照学校关于加强对校内哲学社会科学报告会、研讨会、讲座管理有关文件执行。各举办单位的主要责任人须对参会主讲人、主题、内容严格把关，举办单位对报告会、讲座、研讨会、论坛的全过程进行监管。社会科学处、党委宣传部负责全校各类哲学社会科学会议审批备案工作。

第七条 特殊期间如疫情期间召开的会议，按照上级部门和学校有关防控文件规定执行审批手续。

第四章  会议组织

第八条 学校各类会议按照“谁申请，谁负责”的原则，由申请单位负责组织并承办具体会务工作。如多个会议合并召开或一个会议的议题涉及到多个部门或单位的工作，相关部门和单位在会前应充分协商。

第九条 会议主办单位负责发布会议通知、拟定会议议程、准备会议材料、落实布置会场、组织会议考勤、保障会议服务、安排会议记录、草拟会议纪要、督促和检查会议决定（精神）的落实、会议材料的归档等。

第十条 以学校名义召开、有学校领导或上级领导出席的全国、全省、全校性非学术型会议，以及学校举行的全校性重大会议，由校办公室负责协调安排校领导和其他单位负责人参加会议。

第十一条 严格会议经费管理，按照《湖南大学会议费管理办法》执行，务实、节俭安排会议经费。严格落实八项规定有关精神和《湖南大学关于牢固树立“过紧日子”思想和厉行节约反对浪费的通知》要求，不安排与会议内容无关的参观、考察活动，严禁以任何名义发放纪念品。各部门（单位）应按照上级有关文件精神，形成学术会议年度计划，防止出现扎堆举办学术会议、“突击花钱”现象。

第十二条 无外地代表且会议规模能够在校内会议场馆安排的会议,原则上在校内召开,不安排住宿。校内不具备举办条件或上级主管部门明确举办地点确需在校外的，应根据经济性、便利性原则就近选择会议地点。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。根据业务需要，确需到外省市项目相关地召开的鉴定会、验收会等业务会议，需经业务主管职能部门批准。

第十三条 严格把关邀请校领导出席会议活动，保障校领导应参加的重要工作会议、重要师生活动时间。学院或其他教学、科研单位举办的会议，原则上根据会议内容由分管校领导参加，分管校领导因事不能参加时，由联系校领导参加或由校办公室协调安排。原则上校领导不出席校外非教育、科研以及政府机关单位举办的各类奠基活动和庆祝会、纪念会、表彰会、博览会、研讨会等。

第十四条 各类会议应充分考虑学校办学实际，切实改进会议形式，充分运用网络视频、多媒体会议系统筹现代信息技术手段，尽量减少跨校区参会人员及次数，降低会议成本，提高会议效率。