第一条  学校办公楼会议室是学校举行会议和公务活动的重要场所。为进一步加强规范化管理，提高使用效率，更好地提供优质服务，制定本规定。

第二条  会议室使用范围

学校办公楼现有4个中型会议室和2个小型会议室，仅供学校举行会议和开展公务活动使用，原则上不提供由各单位主办或承办的有偿活动使用，由校办公室负责统一管理和协调使用，其分布及使用范围如下：

一会议室（304室，多媒体，31座）:主要用于召开党委常委会以及校领导召集的有关专题会议等。

二会议室（335室，多媒体，43座）:主要用于召开校长办公会、视频会议、上级领导机关及兄弟单位领导同志来校考察、检查、调研举行的会议，学校重要活动、重要接待以及对外交流等。

三会议室（327室，8座）:主要用于校领导召集的有关专题会议及临时安排的小型会议等。

接待室（310室，12座）:主要用于学校规模较小的重要活动、重要接待以及对外交流等会议。

205会议室（多媒体，66座）:主要用于学校规模较大的重要活动和重要接待，机关各部、处召开的相关工作会议等。

108会议室（39座）:主要用于机关各部处召开的相关工作会议，对口接待校外单位等。

第三条  会议室使用时间

上午8：00---11：30 下午 14：30---17：30

第四条  会议室借用程序

（一）使用单位申请

1.校内各单位使用会议室，需提前通过办公自动化系统向校办公室预约申请（大型会议提前5天，一般会议提前2天），申请的主要内容包括会议内容、规模、使用时间、场地要求等情况。

2.因未办理申请登记手续、申请登记不及时或不明确而造成会议延误等后果，由会议承办单位负责。

（二）校办公室审批安排

1.校办公室根据各单位的借用需求，结合“校领导一周工作安排”统一安排会议室。

2.若各单位预定的会议室与学校临时安排的重要会议发生冲突，由校办公室负责统筹协调，使用单位须服从校办公室统一调度。

3.优先审批原则：列入学校年度工作计划的会议优先审批；全校性会议优先审批；外事及涉港澳台活动优先审批；上级领导机关考察、检查、调研优先审批；学校临时安排的重要会议优先审批。

（三）使用会议室

1.使用单位自主开展会前准备、会议管理等会务工作。

2.任何单位不得超越申请范围使用未经审批的会议室。

3.使用单位不得外借会议室内仪器设备及桌椅等物资。

4.申请单位因故取消使用会议室，应至少提前一天告知校办公室，以免影响其他单位借用会议室。

（四）会议室用后验收

校办公室对各会议室进行会后验收。

第五条  会议室使用管理职责

（一）校办公室职责

1.负责校办公楼会议室的审批和统一调度。

2.负责校办公楼会议室及附属设备设施的日常管理与维护。协调实验室建设与设备管理处、后勤与房地产管理处、校园信息化建设与管理办公室、后勤服务总公司等相关部门做好会议室房屋、设备维护、维修和保洁工作。

3.负责校办公楼会议室的茶水准备。

（二）使用单位职责

1.负责会场布置、设备调试、接待、茶水服务、会议记录等具体会务工作。

2.使用会议室时，遵守公共礼仪，维护办公环境，避免影响会议室周边单位及工作人员的正常工作。

3.使用会议室时，做好会议室的防火、防盗、用电等安全工作。爱护会场设备，不得外借、挪用或带出室内设备，使用单位如有损坏或丢失会议室设备设施及配置物品，应原价赔偿或重置。

4.会议室使用完毕，做好会后清理工作，撤除横幅等标语标牌，将设备设施摆放整齐，关闭所有设备、电源及门窗，并与校办公室交接，做好会后验收工作。

第六条  各单位使用会议室必须遵守上述有关管理规定，对于不按规定使用会议室的单位，校办公室将酌情限制其申请使用会议室。

第七条  本规定自公布之日起实施。由校办公室负责解释。

湖南大学校办公室

2019年3月20日