第一章  总则

第一条  为推进学校机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《教育部公文处理规定》（教办[2013]7号）的有关规定，结合我校实际，制定本实施细则。

第二条  本实施细则适用于全校各基层党委（党总支）、学院、机关部处、直附属单位等二级机构公文及外单位来文的处理工作。

第三条  公文处理的主要任务是：公文的起草、审核、签发、印制、核发；公文的办理和传递；公文的立卷、归档等公文管理事项。

第四条  学校公文主要有决定、决议、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等十二种。

第五条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密原则。学校办公室（党委办公室、校长办公室，合称“两办”）主管学校的公文处理工作，并对全校各二级机构的公文处理工作进行业务指导和督办。

第二章  行文规则

第六条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

严格控制公文数量。凡属以下情况的，不再制发公文：国家法律法规和党内法规已作出明确规定的；现行公文仍然适用的；就某项工作已作出安排部署、有关部门已明确任务的；对工作表态、没有实质性内容、可发可不发的；某项工作的政策已经明确，执行过程中出现了新情况、新问题但没有新的措施或者规定，只作一般性号召或者重申已有规定、要求的；使用电话、传真、邮件等其他手段可办理的。

第七条 行文关系根据各自隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况确需越级行文的，应当同时抄送被越过单位。

第八条  根据发文单位与收文单位之间的行文关系，学校公文分为上行文、下行文和平行文。行文应当遵照以下规定：

（一）上行文。向上级机关的行文，一般用请示、报告、意见等文种。

1.上行文原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级单位，不抄送下级单位。

2.除上级机关领导同志直接交办的事项外，原则上不得以学校名义向上级机关领导同志个人报送公文。不得以学校领导个人名义向上级机关及领导同志报送公文。二级单位不得以领导个人名义向学校及校领导报送公文。

3.请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。除领导直接交办的事项外，“请示”、“报告”一般不直接送领导个人。对于二级单位的请示事项，主办职能部门一般要在接到公文之日起20个工作日内回复或说明情况。

4.校内各单位对属于学校有关职能部门职权范围内的公文处理问题，应当直接报请相关职能部门处理。学校各职能部门对职权范围内的公文处理，要认真研究，及时解决，不得推诿、拖延。确需学校解决的问题，职能部门要事先进行论证分析并提出具体意见，不得原文转报。

5.校内各单位拟请学校领导同志出席公务活动并讲话时，应该在报送请示的同时附送讲话代拟稿。请示和讲话代拟稿应提前不少于5个工作日报送两办；两办对不符合要求的代拟稿，退回起草单位修改。落实学校领导同志批示的情况报告，应当附领导同志批示复印件。

（二）下行文。对下级单位的行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种。

1.根据学校党委、行政授权，两办可以向校内各二级单位行文。

2.校内各职能部门可以在职权范围内就日常具体工作安排等向各同级单位发布通知，但不能以学校名义制发公文，也不能使用部门函件、通知进行政策部署、审批、奖惩和评估等。

3.中共湖南大学纪律检查委员会按照工作职责可以向各二级单位行文。

（三）平行文。同级或者不相隶属的单位之间行文，一般用函、通知等文种。

1.各职能部门（直附属单位）在各自职权范围内，可以以函的形式与校内同级单位商洽工作、询问和答复问题。

2.对于校外单位征求学校意见的公文，应当按照对等原则以湖南大学或者湖南大学办公室函件形式回复。

第九条  除两办外，各职能部门（直附属单位）一律不得对外行文。如确有需要，可在规定的职权范围内，以部门函件形式与校外单位的有关部门商洽工作、询问和答复一般事务性问题。

第三章  公文拟制

第十条  公文拟制包括公文的起草、会签、审核、签发、印发等。

第十一条  公文起草

（一）起草公文应当遵照以下原则：符合党和国家的法律法规以及党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接；一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和规定切实可行；深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见；内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼，文风清新；文种正确，格式规范。

（二）起草公文时，内容涉及师生切身利益、公众权益和敏感事项的，应当进行充分的调研论证和风险评估。

（三）严格控制公文篇幅，倡导“短实新”文风。公文正文一般控制在3000字以内。报送上级机关的请示和报送上级机关领导同志的报告，正文一般不超过1500字。

第十二条  公文会签

（一）公文内容涉及校内其他单位职能的，起草单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见并办理会签。涉及校外单位职能的，需办理校外会签。

（二）重要规范性公文，特别是涉及师生权利义务或者规定审批、核准、资格、处罚等内容的，必须经法律事务办公室进行合法性审查并会签。

（三）会签单位若有修改意见必须在会签环节提出，由起草单位根据会签意见进行文稿修改后再报送两办审核。进入审核流程后各单位不得擅自修改文稿，若确需修改，须报经分管校领导同意后由两办统一修改，并在行文流程记录中注明。

第十三条  公文审核、报批

（一）严格实行公文分级分工审核制度。部门报请审批的公文，经办公自动化系统运转，由部门主要负责人核稿，两办审核，并按流程呈送校领导审批。

（二）公文不得越级报送、多头分送或者横传直送，避免出现交叉批示、逆向流传等情况。校领导不直接接收部门报送的公文。情况紧急确需分送的，应当注明分送情况。

（三）拟印发公文须经两办核稿。审核重点为：涉及其他部门或者校外单位的职能是否协商会签；合法性审查和风险评估是否符合规定；密级确定是否符合有关规定；紧急程度是否合适；附件是否齐备、题目是否一致；遣词造句、文字表达、标点符号、层次序数等是否准确规范等。

（四）经审核符合报批要求的公文，由两办按程序报批。对于不符合报批要求的，标明理由退回起草单位在规定时间内重新办理。

（五）普通公文审核期限一般不超过3个工作日，加急公文一般不超过1个工作日，特急公文应当及时审核。

校领导对报请批示的各类公文，要及时批阅。普通公文批阅期限一般不超过3个工作日，加急公文一般不超过1个工作日，特级公文应当及时批阅。

（六）拟印发的公文，在报批校领导签发前须经拟稿单位校对。

第十四条  公文签发

（一）以中共湖南大学委员会或湖南大学名义印发的上行文，一般经分管校领导审核会签后，分别由党委书记和校长签发；经党委书记或校长授权的，可由分管校领导直接签发。

（二）以中共湖南大学委员会或湖南大学名义印发的平行文、下行文，一般分别由分管党委副书记、分管副校长签发。其中，重要事项和重要规范性公文，须经分管校领导审核会签后，由党委书记或者校长签发。

（三）以湖南大学党委办公室、湖南大学校长办公室名义印发的平行文、下行文，一般由两办主要负责人签发。其中，重要事项和重要规范性公文，须经分管校领导签发。

（四）以中共湖南大学纪律检查委员会名义印发的平行文、下行文，一般由纪检监察处主要负责人签发。其中，重要事项和重要规范性公文，须由校纪委书记签发。

第十五条  公文印发

（一）拟印发的公文经领导签发后，根据《党政机关公文格式》进行复核、编号、排版和用印。复核重点为：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范，内容是否存有遗留问题等。经复核需对公文进行实质性修改的，应当按程序复审。

（二）公文印发要保证时效性并厉行勤俭节约，除涉密公文、上行公文和有专门规定的公文外，原则上均以电子公文方式向校内各单位直接发送，不再印发纸质公文。

（三）涉密公文应当按照《湖南大学机要文件管理规定》（湖大党字[2003]50号）要求的方式进行传输。

第四章  收文办理

第十六条  受理单位为湖南大学或者湖南大学办公室的公文由两办统筹办理。

第十七条  收文办理一般包括签收、登记、初审、批办、传阅、承办、催办、清理、立卷、归档等程序。

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明时间。

（二）登记。及时、详细记录公文的主要信息和办理情况。上级部门的来文、重要函件、秘密刊物均应编号登记。

（三）初审。初审重点为：主送单位是否为湖南大学或者湖南大学办公室；是否应当由湖南大学受理，是否符合行文规则，文种、格式等要求。经初审不符合规定的公文，应当退回来文单位并说明理由。

（四）批办。所收文件由两办主任、副主任签注。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送；批办性公文应当提出拟办意见报校领导批示或者转有关部门办理。需要两个以上部门办理的，应当明确主办单位。紧急公文应当明确办理时限。

（五）传阅。两办负责文件的分送传阅，其他单位不得自行传阅文件，若收到上级文件要及时送两办统一登记并办理。两办文件管理员要按照领导批办的意见，及时、准确地分发传送文件，一般应在当天内处理完毕，急件要随到随处理。

凡登记在册的文件在传递交接时，要履行签收手续，一般件注收到月、日，急件注收到时并加快传阅速度。

坚持按规定期限阅文。送校领导阅示的文件应及时签阅；送各职能部门（直附属单位）及学院阅处的文件，应当日阅毕，由主要负责人亲自阅文并签注落实意见；急件随到随阅，严防压误。

涉密文件必须在办公室阅办，做到当天归还机要室，暂未阅完要存放在保密柜，不得带离办公室和擅自复印；借阅文件必须办理借阅登记手续。

（六）承办。负责承办的单位要按照批办意见和文件要求，指定承办人在规定时限内办理。承办事项涉及其它部门的，承办单位要主动与有关部门协商办理。若确定承办单位不当，或因情况特殊不能在规定时间内办完，须及时报告两办。

（七）催办。两办及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结，定期通报各单位文件办理和落实情况。凡无故延误办理的，追究承办单位及承办人责任。紧急公文或者重要公文由两办指派专人负责催办。

（八）办结。公文的办理结果应当及时答复来文单位。办理结束后，承办单位应当及时将来文及相关材料退回两办。

（九）清理。文件必须按时清理，定期清退。秘密文件一般半个月清理一次，其他文件一般三个月清理一次。

第五章  公文管理

第十八条  公文须及时立卷、归档，具体按湖南大学档案管理工作要求执行。

第十九条  不具备归档和保存价值的公文，经主办单位批准后可以销毁。涉密公文必须严格按照涉密文件管理规定进行清退或者销毁。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第二十条  学校涉密公文应当由校保密委员会按照有关规定确定密级。需要变更或者解除密级的，应当由校保密委员会履行相关程序。公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。未经发文单位或者其上级机关同意，不得转发、复印、摘抄涉密公文，不得变更密级及保密期限。

第二十一条  公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，须经发文单位批准。经批准在校内办公网公开发布的公文，与印发的纸质公文具有同等效力。不宜公开的公文，不得违规转发、传输和发布。

第二十二条  涉密公文不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应带加盖复制单位戳记，翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第二十三条  公文的撤销和废止，由发文单位、上级机关根据职权范围和有关法律规定决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第二十四条  单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学校档案馆。工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第六章  培训奖惩

第二十五条  建立公文处理培训交流机制。将公文处理培训作为管理人员入职培训和单位办公室工作人员岗前培训的必备内容，并纳入干部学习、培训工作。通过多种方式，加强与校内二级单位公文处理工作的交流。

第二十六条  实行优秀公文评选制度，科学评价校内各单位公文办理工作，对获奖单位和个人给予奖励，并将获奖情况作为优秀单位、优秀个人评选的参考。

第二十七条  实行公文处理责任追究制度。有以下情形并造成不良后果的，须责令补救改正，视情予以通报，情节严重的，按有关规定予以问责。

（一）未履行审核把关职责或者审核把关不严的；

（二）未按规定时限办理，或者违反公文处理程序的；

（三）擅自行文，或者随意扩大（缩小）发送范围的；

（四）未按规定进行风险评估或者合法性审查的；

（五）含涉密内容的文件未按规定定密审核的；

（六）私自复印、转发、传输、发布、销毁涉密文件的；

（七）未履行会签程序，或者会签单位存在不同意见未说明情况的；

（八）以单位函件形式下发政策性、指令性公文等越权行文并造成严重后果的；

（九）遗失重要文件或者涉密文件的；

（十）其他违反公文处理实施细则的行为。

第七章  附则

第二十八条  本实施细则自印发之日起施行。2010年发布的《湖南大学公文处理实施细则》（湖大行字[2010]23号）、《中共湖南大学委员会公文处理暂行规定》废止。

第二十九条  本实施细则由两办负责解释。