（2025年1月2日主任办公会议审议通过） 

第一条 为进一步严肃工作纪律，规范信件处理程序，根据上级有关规定，结合工作实际，制定本规范。

第二条 本规范所称信件，是指单位、个人以文本形式直接寄送至湖南大学或湖南大学校办公室的信件，及以电子邮件形式发送至校办公室工作邮箱的信件。

第三条 校办公室综合科负责信件处理工作，各科室相互协调、密切配合，确保签收及时、分发准确、安全保密、办理高效。

第四条 信件处理过程主要包括签收、拆阅（查阅）登记、分办、归档等。综合科应对来信进行编号登记，对经电子邮箱发送的信件，经办人员应做好电子台账登记。

第五条 信件一般按照以下原则分类办理：

（一）抬头为湖南大学，落款为各级党政部门、兄弟高校、企事业单位的公函，应及时交行政秘书科处理。

（二）抬头为中共湖南大学委员会，落款为各级党政部门、兄弟高校、企事业单位的公函，应及时交机要室处理。

（三）凡送学校领导同志的亲启信件、机要文件等，由专管人员直送领导同志本人拆阅。

（四）机要件交由机要室拆阅处理。

（五）寄至校办公室的信件、工作邮箱内的电子邮件和其他信件（含学校领导同志需要转交的信件）由综合科处理。

第六条 拆阅（查阅）登记

（一）文本信件应及时拆阅（查阅），将信文、信封一并装订，注意保持封面和内容的完整。

经办人员将文本信件按顺序编号登记在册，详细填写来信单位、来信日期、收信日期、通讯方式、信件内容摘要，明确转去处、签收人及经办人。

（二）综合科应及时查阅、处理工作邮箱内的电子邮件。

第七条 信件批转

所有来信根据内容、性质、反映问题的轻重程度等情况分类处理：

（一）一般信件根据内容和有关政策由校办公室直接处理或及时将原信及附件转交有关部门处理。

（二）属于某职能部门的职责范围、需要该职能部门处理的信件，转给职能部门处理，并要求将处理结果及时反馈。

（三）涉及多部门管理权限，以及需校办公室主任知晓的信件，由校办公室主任签批拟办意见后处理。

（四）内容涉及约请、约见学校领导同志的来信，参照相关制度执行。

（五）书记校长信箱电子邮件、信访件的处理，参照相关制度执行。

（六）广告、无实际内容的来信，登记存查，不再批转。

第八条 处理与反馈

（一）逐一登记呈阅后领导批示、处理结果、处理完毕时间，并将材料存档备查。

书记校长信箱电子邮件、信访件原则上自受理之日起10日内办理完毕，并及时将处理结果转告本人。因特殊原因到期不能办理完毕的，须提前说明，不能等处理完毕后才回复。

（二）若学校领导同志未及时签署意见，或负责处理的部门或个人未按规定及时上报，有关工作人员应予催办。

（三）校办公室工作人员应具有高度的责任感，妥善处理每一件来信，不得擅自拆阅、积压、遗漏、拖延、丢失、隐匿和销毁来信。对涉及检举、揭发、控告的信件严格保密，不得擅自将信件转交或将内容透露给当事人或单位。